Lavorare in team: le cinque migliori app per organizzare impegni e documenti.

21 Set. 2018
Le migliori app per organizzare il lavoro in team

Lavorare in team è molto motivante ma non è sempre facile: spesso si deve rimanere in contatto con colleghi distanti dal proprio posto di lavoro, senza potersi mai vedere di persona per pianificare al meglio i progetti.

Oggi però le distanze possono essere ridotte grazie all’utilizzo di alcune applicazioni che permettono l’organizzazione degli impegni e dei compiti e la condivisione dei documenti anche per team numerosi e i cui componenti non hanno mai occasione di essere fianco a fianco.

 

Uno dei più interessanti è Trello, programma molto utilizzato per dividersi i compiti nell’ambito del project management, per monitorare l’avanzamento delle fasi di un progetto e rimanere costantemente aggiornati senza scambiarsi lunghe mail. Il tutto con l’obiettivo di ottimizzare la produttività e diminuire le possibili perdite di tempo prezioso. Tra i vantaggi principali che offre Trello ci sono il fatto di essere gratuito, di essere molto intuitivo nel suo utilizzo fin da subito e di poter essere usato anche da mobile. Il programma permette di creare delle sezioni sviluppate in verticale, che ad esempio possono corrispondere alla fase di lavorazione di un progetto: all’interno di queste gli utenti della bacheca possono aggiungere delle cards relative ai contenuti.

Del tutto analogo alle funzioni di Trello è Microsoft Planner, che somiglia al rivale anche dal punto di vista grafico. La principale differenza tra i due risiede però nel fatto che Planner fa parte della suite Office 365: se da un lato questa deve essere acquistata, dall’altra permette l’integrazione con tutte le altre applicazioni e strumenti della suite stessa. Tra queste ci sono Teams, una chat di gruppo, Project, programma per gestire la suddivisione di compiti tra colleghi, OneNote per prendere appunti, ma anche semplicemente Outlook, attraverso cui possono essere inviate le notifiche quando vengono fatte delle modifiche sulla bacheca di Planner.

 

Nei lavori di gruppo è molto utile poter condividere con diverse persone gli stessi documenti: OneDrive è una soluzione per il cloud storage messa a disposizione da Microsoft e compatibile anche con i sistemi operativi iOS e Android. I singoli utenti possono ottenere 1 TB di spazio acquistando uno dei pacchetti di Office 365 in cui OneDrive è compreso, ma ci si può anche semplicemente abbonare solo per ottenere dello spazio di archiviazione online. Ci sono poi i pacchetti pensati appositamente per le aziende che si chiamano OneDrive for Business. Aperta a tutti è invece la versione gratuita di OneDrive che però offre solamente 5GB di cloud storage.

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Per poter fare riunioni virtuali con molti partecipanti, non è sufficiente l’utilizzo dell’applicazione Skype a cui tutti gli utenti possono accedere gratuitamente. Per le aziende che hanno a disposizione i pacchetti Office 365 Essential o Premium c’è invece la possibilità di sfruttare le potenzialità di Skype for Business, strumento che permette il collegamento di 250 persone in videoconferenza e che può essere integrato con tutti gli altri programmi già offerti nell’abbonamento.

 

Per quanto riguarda la collaborazione all’interno di gruppi di lavoro, molto utile è anche l’applicazione Slack: da una parte può essere sfruttata per lo scambio di documenti, ma la sua funzione primaria in realtà è quella di app di messaggistica, capace in parte di sostituire le mail ordinarie con una comunicazione molto più efficace e diretta. Tutto questo potendo creare degli appositi canali suddivisi in cui poter interagire con gruppi di persone differenti. Altro vantaggio non secondario è il fatto di essere gratuita e di funzionare molto bene da mobile, con tutti i sistemi operativi.

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