Cinque trucchi per usare al meglio le funzionalità di Google Calendar

27 Giu. 2018
Come usare al meglio Google Calendar

Google Calendar è nato come un’agenda virtuale su cui appuntare promemoria ed eventi, ma si è arricchito di funzionalità che permettono di velocizzare e ottimizzare la gestione degli impegni, in ufficio, in famiglia e nel tempo libero. Scopriamone cinque!

1. Vedi i calendari e gli impegni di colleghi e gruppi di lavoro.

La prima funzionalità è pensata per mostrare il proprio calendario personale e quello dei colleghi fianco a fianco, così da facilitare la pianificazione di eventi e riunioni. Per utilizzarla, bisogna visualizzare il calendario nella modalità Giorno e selezionare le agende degli altri utenti attraverso l’apposito pulsante nella barra a sinistra (“Aggiungi calendario di un’altra persona”).

Quando i nomi dei colleghi appaiono nella lista, è sufficiente fare clic sul segno di spunta per vedere l’agenda selezionata accanto alla propria. Per navigare tra i giorni della settimana, si può usare la visualizzazione mensile nella barra laterale a sinistra e selezionare una data diversa, o muoversi con le frecce in alto.

Questa modalità funziona al meglio con gli account GSuite aziendali, in cui i calendari di tutti i lavoratori sono condivisi. Non è possibile spostare gli eventi tra calendari diversi, perché questi rimangono di proprietà dei singoli utenti, ma questa funzionalità è utilissima per vedere quando i colleghi sono liberi o occupati.

 

2. Aggiungi note, link e allegati alle schede degli eventi.

Il nuovo Google Calendar ha arricchito gli strumenti tradizionali con un nuovo design e con funzionalità che permettono di aggiungere file, note, allegati e descrizioni alle schede delle riunioni e degli eventi. Per testare queste novità, è sufficiente selezionare l’evento e fare clic su Modifica (l’icona a forma di matita) in alto a destra.

Qui si trovano i campi classici, come l’ora dell’incontro, la durata, il luogo, le notifiche e gli ospiti. Sul fondo della scheda, c’è un campo dedicato alla descrizione, con possibilità di digitare note e testo in grassetto, corsivo e sottolineato, creando anche elenchi puntati e organizzati. Con l'icona a forma di graffetta, si possono aggiungere gli allegati e i link a documenti in Google Drive, per condividerli con i partecipanti e prepararsi alla riunione.

3. Trova l’orario più adatto per organizzare una riunione con i colleghi. Organizzare riunioni con colleghi dall’agenda impegnata e gruppi che lavorano da fusi orari diversi può richiedere tempo e frustranti scambi di email e telefonate. Google Calendar offre due funzionalità che, permettono di individuare il giorno e l’orario più adatto, incrociando i dati delle agende personali dei singoli partecipanti: Orari suggeriti e Trova orario.

Per usare entrambe le opzioni, bisogna prima aggiungere gli invitati all’evento da organizzare: aprire l’evento e cliccare su Modifica evento; individuare, a destra, la sezione Invitati e inserire i nomi o le email corrispondenti.

Con l’opzione Orari suggeriti, Google stilla automaticamente una lista degli orari più indicati per l’incontro: basta selezionare il pulsante Orari suggeriti sotto la lista degli invitati per visualizzare le opzioni.

In alternativa, è possibile selezionare la scheda Trova un orario, accanto alla voce Dettagli evento: con questa opzione è possibile visualizzare l’agenda di tutti gli invitati, scegliere manualmente la data e l’orario in cui sono tutti liberi e inviare l’invito.

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4. Trova le informazioni che cerchi con la ricerca integrata.

Google è nato come un motore di ricerca e ti puoi quindi aspettare di poter cercare rapidamente nomi, informazioni e date in qualsiasi app della G Suite. Il nuovo Google Calendar presenta una funzione di ricerca integrata con la quale puoi selezionare un calendario e trovare le informazioni che ti servono filtrandole per contatto, luogo, parole chiave o data. Per utilizzarla, fai clic sull'icona di ricerca e digita la tua query: Google troverà documenti, contatti ed eventi corrispondenti.

5. Tieni sotto controllo gli orari grazie al World Clock.

Gli strumenti di pianificazione di Google Calendar ti aiutano a vedere quando le persone sono occupate, ma se lavori in diversi fusi orari, potrebbe non essere così ovvio quando dormono. C'è un nuovo strumento di Google Calendar per aiutarti: un World Clock che mostra l'ora corrente, le città interessate, i fusi orari e un’icona a forma di sole o luna per sapere a colpo d’occhio che ore sono in tutto il mondo. Per vederlo apparire nella barra di sinistra, sotto il calendario mensile, bisogna prima abilitare la funzionalità, facendo clic sull'icona a forma di ingranaggio in alto a destra e selezionando Impostazioni, World Clock, e infine Mostra world Clock.

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