Come proteggere la propria email aziendale

24 Gen. 2019
Difendere le email aziendali

Al giorno d’oggi ogni azienda deve fissare tra le priorità la difesa delle proprie email e dei dati sensibili dalle minacce online sempre più consistenti. Per farlo esistono due approcci che vanno portati avanti di pari passo: da una parte quello di dotarsi degli strumenti aziendali necessari per ridurre al minimo il rischio di intrusioni esterne. Dall’altro lato invece è in capo al lavoratore l’adozione di comportamenti e di contromisure basilari per evitare al massimo i rischi di violazione della propria email.

Soluzioni aziendali

Esistono alcune soluzioni generali che servono in particolare a difendere i dati aziendali. Tra queste sicuramente il ricorso agli antivirus per monitorare costantemente le minacce alla cybersicurezza sia per quello che riguarda le email che durante la navigazione online. E a questo proposito può rivelarsi anche molto utile il ricorso a una Vpn, una rete privata virtuale che per prima cosa permette l’accesso soltanto agli utenti registrati e in seconda battuta protegge i dati che i nodi della rete stessa si scambiano, mettendo così in sicurezza le informazioni aziendali più preziose. A proposito di accessi alle caselle di posta, invece può essere un’ottima scelta l’autenticazione a due fattori: non basta solamente una password per poter entrare nella propria email, ma ad esempio è necessario anche inserire un codice che viene visualizzato su un cosiddetto dispositivo a Pin dinamico. Una soluzione completa è invece quella di esternalizzare il servizio a un Manage Email Service in cloud che offra la possibilità di integrare strumenti antivirus con filtri avanzati contro lo spam e il phishing. Un altro strumento a cui le aziende spesso fanno già affidamento sono le piattaforme di Mobile Device Management che permettono di creare ambienti separati nell’utilizzo dello stesso dispositivo per l’uso personale e lavorativo, mettendo in sicurezza i dati e le mail che fanno riferimento al mondo aziendale.

Il ruolo del dipendente

Ma parallelamente a queste misure che vengono adottate a livello centralizzato, esistono tutte una serie di best practice che invece devono essere messe in atto da parte del singolo lavoratore. Infatti sono spesso piccoli errori o ingenuità quelli che poi rendono vulnerabili le email. Uno di quelli più comuni è legato all’utilizzo di password troppo semplici oppure già impiegate per altri account. Il consiglio è quindi quello di variare abitualmente le password e se il problema è quello di rischiare di non ricordarsele, ci si può affidare anche a piattaforme per la loro gestione.

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Dal punto di vista delle azioni che si compiono quando ci si trova già all’interno del servizio email, bisogna prestare molta attenzione a indirizzi sospetti e soprattutto link o documenti in allegato che sembrano poco familiari. Il cosiddetto phishing è infatti uno dei mezzi più utilizzati per indurre i lavoratori a scaricare involontariamente dei malware o dei ransomware. È poi buona norma utilizzare un sistema per individuare eventuali accessi sospetti alla propria mail per capire rapidamente se c’è stata qualche forma di intromissione dall’esterno o meno. Altro consiglio è poi quello di tenere separati l’account personale da quello aziendale: se si vuole inviare una mail di lavoro si deve utilizzare la casella di posta dell’azienda che possiede probabilmente anche degli standard di sicurezza più elevati dell’altra.

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